SOP Magang Jurusan HI | Program Studi Ilmu Hubungan Internasional UPN Veteran Yogyakarta
Our Blog post image goes here

Magang, Coop, Job Training atau kerja praktek (KP) merupakan implementasi dari hasil proses pembelajaran yang dapat dilakukan dan dikelola oleh universitas, fakultas dan atau Jurusan, serta dilaksanakan sesuai persyaratan dan atau ketentuan dari Jurusan. Oleh karenanya, Magang, Coop, Job Training atau Kerja Praktek tidak dapat menggantikan KKN.

 

Definisi

Program magang mandiri adalah salah satu upaya dalam kurikulum di Jurusan Ilmu Hubungan Internasional dalam rangka menjembatani dunia akademik dengan realita di masyarakat dan dunia kerja.

 

Tujuan

  1. Memberi pengalaman empiris kepada mahasiswa mengenai dunia kerja yang terkait erat dengan studi Ilmu Hubungan Internasional.
  2. Meningkatkan kualitas lulusan agar memiliki  daya saing dan lebih siap memasuki dunia kerja.

 

Persyaratan Magang

  1. Mengajukan surat permohonan untuk mendapat surat pengantar magang kepada Ketua Jurusan.
  2. Daftar Riwayat Hidup
  3. Proposal Magang
  4. Mahasiswa sudah lulus minimal 120 sks (ditunjukkan dengan transkrip nilai yang sudah ditandatangani Dosen Wali dan dicap oleh fakultas).
  5. Memiliki kemampuan bahasa Inggris dengan standar TOEFL 450 (untuk magang di Kemlu, Kantor Kedutaan Asing dan Kantor Perwakilan Negara Asing, dan Kantor Organisasi Internasional) atau sekurang-kurangnya 400 untuk magang di tempat lain yang ditunjukkan dengan sertifikat TOEFL yang masih berlaku (sekurang-kurangnya 1 tahun setelah sertifikat dikeluarkan

 

Tempat Program Magang

  1. Kantor  Kementerian Luar Negeri (Kemlu) dan kantor-kantor pemerintah yang memiliki divisi atau bagian yang memiliki aktivitas yang berhubungan dengan negara lain.
  2. Kantor Kedutaan Besar dan Perwakilan-perwakilan Negara Asing.
  3. Kantor Organisasi Internasional
  4. Perusahaan Multinasional
  5. Lembaga Swadaya Masyarakat yang memiliki aktivitas yang lintas batas negara.
  6. Kantor-kantor media massa (TV, Surat kabar) terutama yang berkaitan dengan pemberitaan masalah Internasional (Desk Luar Negeri).

 

Prosedur Pelaksanaan Magang

  1. Mahasiswa sudah melakukan survey dan mencari tempat magang sesuai dengan ketentuan Jurusan. Jika diperlukan, maka surat izin untuk dapat mencari informasi magang pada institusi yang bersangkutan dapat diminta kepada Ketua Pengelola Magang. Surat tersebut bukan merupakan surat izin /pengantar magang.
  2. Magang bisa dilaksanakan secara individual ataupun kelompok. Namun demikian, surat izin/pengantar magang harus diminta secara individual.
  3. Surat pengusulan magang bisa dilakukan melalui SIYANMA
  4. Sebelum mahasiswa mengajukan lamaran magang pada institusi yang sudah dipilih maka, mahasiswa perlu mendapatkan surat izin/pengantar magang dari Ketua Pengelola Magang dengan mengajukan persyaratan (yang telah disebutkan dalam butir Persyaratan Magang) dan dimasukkan dalam map berwarna biru serta diserahkan kepada Ketua Pengelola Magang.
  5. Pengumpulan berkas-berkas dapat dikirim melalui email seluruh Tim Magang:
    1. Bapak Dr. Ariesani Hermawanto, M.Si. Email : ariesani.hermawanto@upnyk.ac.id
    2. Bapak Drs. Muharjono, M.Si. Email: muharjono@upnyk.ac.id
    3. Ibu Desy Nur Aini Fajri, S.IP., M.A. Email : desy.nur@upnyk.ac.id
  6. Ketua Pengelola Magang berhak memutuskan apakah surat izin/pengantar magang dapat diberikan atau tidak setelah memeriksa kelengkapan magang dan kesiapan mahasiswa yang bersangkutan melalui prosedur yang ditetapkan/wawancara (butir prosedur diberikannya surat izin/pengantar magang).
  7. Apabila usulan ditolak, mahasiswa harus membuat usulan baru. Setiap mahasiswa hanya berhak atas dua kali pengajuan permohonan magang.
  8. Apabila disetujui, maka program magang bisa dilaksanakan dan pengelola magang akan menunjuk dosen pembimbing magang.
  9. Sebelum tiba pelaksanaan, peserta magang akan mendapat pembekalan dari pengelola program magang.
  10. Setelah disetujui, mahasiswa diwajibkan untuk membawa perlengkapan administratif (terdiri dari: surat pengantar magang dari Jurusan, blangko absensi dan blangko penilaian) kepada kepala/ orang yang bertanggung jawab di kantor/ instansi tempat magang.
  11. Mahasiswa diwajibkan membuat laporan yang dikirimkan kepada dosen pembimbing  setiap minggu (yang dapat dilakukan melalui e-mail atau fax).
  12. Setelah magang selesai, mahasiswa diwajibkan untuk membuat laporan akhir selambat-lambatnya 1 bulan sejak pelaksanaan magang selesai dan telah melakukan presentasi hasil magang. Mahasiswa wajib mempresentasikan hasil magang dengan melibatkan sekurang-kurangnya 10 mahasiswa dan 2 anggota Pengelola Magang yang dikoordinir sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan. Syarat pelaksanaan presentasi yang harus dilengkapi adalah KRP, Blangko Berita Acara Presentasi Hasil Magang dan blangko Absensi (Blangko dapat diminta kepada Ketua Pengelola Magang).
  13. Mahasiswa berhak melakukan konsultasi dengan dosen pembimbing magang mengenai hal-hal administratif, teknis pelaporan dan penyusunan laporan akhir.
  14. Setiap mahasiswa yang sudah mengirimkan berkas ke email harap segera konfirmasi ke pengelola magang (Bapak Ariesani, Bapak Muharjono dan Ibu Desy).

Prosedur diberikannya Surat izin/Pengantar Magang

  1. Surat izin/pengantar magang diperoleh mahasiswa setelah dilengkapinya syarat magang dan lolos wawancara dilakukan dengan pihak Pengelola Magang.
  2. Wawancara dilakukan oleh minimal 2 anggota Pengelola Magang yang ditunjuk oleh Ketua Pengelola Magang yang jadwalnya akan dilaksanakan setiap bulan pada minggu keempat
  3. Hasil wawancara adalah hak mutlak 2 anggota Pengelola Magang yang melakukan wawancara dan hasilnya akan disampaikan kepada Ketua Pengelola Magang.

 

Monitoring Program                         

Monitoring Program dilakukan oleh pembimbing magang dengan cara:

  1. Pembimbing dapat melakukan kontak terhadap mahasiswa bimbingan melalui e-mail atau telepon
  2. Pembimbing dapat melakukan kontak dengan atasan langsung mahasiswa di tempat magang melalui telepon atau alat komunikasi lainnya. Oleh karenanya diwajibkan kepada mahasiswa untuk segera mengirimkan nomor telepon atau e-mail atasan langsung mahasiswa kepada dosen pembimbing magang.
  3. Apabila diperlukan, dosen pembimbing magang dapat melakukan kunjungan langsung di tempat magang mahasiswa bimbingannya tersebut.

 

Evaluasi dan Penilaian

Penilaian akhir program magang akan diberikan oleh Ketua Pengelola Magang berdasarkan pada beberapa komponen:

  1. Laporan mingguan (25%) oleh dosen pembimbing magang dengan mempertimbangkan rutinitas laporan, kejelasan uraian laporan serta kemajuan kegiatan yang dilakukan mahasiswa selama magang.
  2. Penilaian pimpinan (25%) oleh atasan langsung mahasiswa magang (komponen penilaian telah terlampir dalam Form 2)
  3. Laporan akhir; oleh dosen pembimbing magang (25%) dengan mempertimbangkan aspek:
  4. sistematika
  5. kelengkapan laporan dan kejelasan deskripsi kegiatan
  6. relevansi keilmuan
  7. kejelasan bahasa
  8. Presentasi laporan magang didepan dosen yang ditunjuk ketua pengelola magang (25%) dengan mempertimbangkan cara penyampaian hasil laporan magang, manfaat yang didapat mahasiswa dan pengalaman-pengalaman khusus yang dihadapi mahasiswa selama magang.

 

Tugas Pengelola Magang

  1. Pengelola magang terdiri atas Ketua Pengelola Magang dan Anggota Pengelola Magang yang masing-masing dapat bertugas sebagai dosen pembimbing magang.
  2. Ketua Pengelola Magang bertugas melakukan koordinasi umum meliputi prosedur, pembekalan pelaksanaan dan penilaian hasil akhir magang.
  3. Ketua Pengelola Magang menentukan / menunjuk dosen pembimbing magang yang merupakan anggota Pengelola Magang 
  4. Pengelola Magang mengelola administrasi umum magang meliputi surat-menyurat, pengarsipan, pelaporan dan pertanggungjawaban kepada Jurusan.
  5. Dosen pembimbing magang yang berjumlah 1 orang untuk satu mahasiswa atau satu kelompok mahasiswa bertugas melakukan pembimbingan adminitratif dan teknis-pelaporan.
  6. Dosen pembimbing magang melakukan monitoring pelaksanaan magang; dari aspek laporan mahasiswa maupun dari aspek instansi tempat magang.
  7. Dosen pembimbing melakukan koordinasi dan bertanggung jawab langsung kepada ketua pengelola magang.
  8. Dosen penguji seminar hasil magang ditunjuk oleh Ketua Pengelola Magang berjumlah 2 orang yang salah satunya adalah dosen pembimbing magang.